1. Juli 2020

Produktivität steigern – 5 Tipps: Mehr schaffen mit weniger Stress

Stressabbau, Tipps

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Mehr Produktivität, aber weniger Stress – mit diesen 5 Tipps schaffst Du, was Du Dir vorgenommen hast. Und Du wirst staunen, wie leicht es sich damit anfühlt, sogar „Aufschieberitis“ in den Griff zu bekommen!

Ich rede häufig von Selbstfürsorge und Stressabbau im Alltag. Doch mehr Zeit für sich selbst zu haben bedeutet auch, dass diese Zeit woanders fehlt. Und was wird dann mit der ellenlangen To-Do-Liste? Die erledigt sich leider nicht von alleine.

Produktivität und Stress

Das Problem ist genaugenommen der Hauptgrund, warum Selbstfürsorge für mich oft unrealistisch schien. Doch dann begann ich diese Tipps für mehr Produktivität umzusetzen und stellte erstaunt fest: Damit schaffe ich das Wesentliche in weniger Zeit. Und erreiche mehr!

Die ersten beiden Tipps betreffen soziale Medien und könnten daher Widerstand in Dir auslösen. Ich gehöre nicht zu denen, die soziale Medien verteufeln. Aber ich habe mich zunehmend daraus zurückgezogen, je mehr mir der Stressfaktor und die gestohlene Zeit bewusst wurde.

Um Dir das Ausprobieren dieser Tipps trotz innerem Widerstand zu erleichtern, enthält jeder Tipp einen Einsteigertipp. Wenn Du bereit bist, das Maximum herauszuholen, dann schau Dir den Tipp für Fortgeschrittene an. Lass uns also starten:

#1 Benachrichtigungen ausschalten für mehr Produktivität

Dieser Tipp ist vielleicht der schwerste, aber auch definitiv der wirkungsvollste. Nichts hat meine Produktivität so nach oben geschraubt wie diese eine Maßnahme:

Schalte die Benachrichtigungen an Deinem Smartphone und am Computer aus.

Mal sind es die Nachrichten, dann ein Kommentar auf Facebook. Dazu kommt eine neue Email und dann noch eine Frage auf WhatsApp.

Diese permanenten Unterbrechungen sorgen jedoch nur für eins: Wir werden ständig abgelenkt und brauchen ein Vielfaches länger. Denn nach jeder Unterbrechung benötigt das Gehirn Zeit, um sich wieder in die Aufgabe hineinzudenken.

Einer interessanten Studie zufolge genügt sogar schon das Brummen des Benachrichtigungstons, um die Konzentration zu schwächen.

Stummschalten und Abmelden

Wage deshalb den Schritt und schalte die Notifications an Deinem Telefon aus. Gehe dazu in die App-Verwaltung und entziehe die Berechtigung allen Apps, die ständig für ein kleines Symbol oben links sorgen.

Sorge auch dafür, dass bei der Arbeit am Computer nicht bei jeder neuen Email ein Vorschaufenster aufleuchtet. Schließe alle Fenster, die nichts mit Deiner Aufgabe zu tun haben.

Tipp #1 für Einsteiger und Fortgeschrittene

Einsteiger: Schalte Dein Telefon für 1 Stunde lautlos oder in den „Nicht stören“ Modus. Letzterer macht es möglich, dass Du einen Notfallanruf aus der Schule trotzdem erhältst, aber sonst alles ruhig bleibt.

Für die Arbeit am PC bedeutet das: Lass keine Fenster offen, die in Klammern neue Nachrichten anzeigen.

Und dann schau mal, wie viel Du in dieser Zeit geschafft bekommst – nur weil Du konzentriert bei der Sache bleiben konntest.

Fortgeschrittene legen das Telefon während der Arbeit außer Reichweite und lassen es lautlos.

Tipp

Für manche Apps benötigst Du die Berechtigung zur Benachrichtigung, damit sie richtig funktionieren: Streaming zum Beispiel oder Termin-Erinnerungen. Starte deshalb mit den häufigsten Benachrichtigungen.

Danach gehst Du einfach nach jeder neu entdeckten Benachrichtigung direkt wieder in die App-Verwaltung und wählst sie ab.

#2 Soziale Medien vom Startbildschirm verbannen

Social Media für viele die verlockendste Ablenkung – und eine Art Flucht vor Aufgaben, die man eigentlich lieber nicht machen würde. Bis vor wenigen Jahren verging kaum eine Stunde, wo ich nicht „nochmal schnell“ Facebook gecheckt hätte.

Keine Benachrichtigungen zu erhalten reduziert das Problem bereits deutlich. Doch oft ertappte ich mich dabei, dass ich einfach aus Gewohnheit das Telefon zückte und mein Finger das Facebook/Instagram/Pinterest Symbol berührte.

Ablenkung, weniger Produktivität und weniger Zeit

Eine halbe Stunde später fiel mir dann auf, dass ich ja eigentlich Tickets fürs Kino buchen wollte. Oder einen Einkauf erledigen sollte. Und eine Email an die Lehrerin schreiben musste. All das hätte ich in der halben Stunde locker erledigen und damit von meiner To-Do-Liste streichen können.

Indem Du diese Apps vom Startbildschirm verbannst, reduzierst Du das gewohnheitsmäßige Verlorengehen und bleibst gezielter bei der Sache. Gehe lieber gezielt und in Ruhe auf einen Social Media Streifzug, wenn Du die Zeit dafür hast.

Tipp #2 für Einsteiger und Fortgeschrittene

Verschiebe als Einsteiger die Apps auf den letzten Bildschirm, damit sie nicht bei jedem Blick aufs Telefon sichtbar sind.

Halte am PC keine Fenster mit sozialen Medien offen, während Du etwas zu erledigen hast.

Fortgeschrittene deinstallieren die Apps vom Telefon (oder melden sich ab, wenn die Apps vorinstalliert war). Und tauchen dann nur über den Browser und gezielt in die Welt der sozialen Medien ab.

#3 Das Wichtigste zuerst

Eine Liste zum Abhaken alleine steigert schon meine Produktivität. Immerhin gehöre ich zu den Menschen, die erledigte Dinge auch nachträglich auf die Liste setzen – nur für das gute Gefühl des Abhakens…

Doch vielleicht kennst Du das: Ich startete immer erst mit den vielen kleinen Aufgaben, die sich schnell abhaken lassen. Das hat jedoch den Nachteil, dass die großen und wichtigen Dinge immer wieder verschoben werden. Klassische Aufschieberitis…

Mehr Produktivität durch eine Prioriätenliste

Statt mit einer überwältigenden und endlos langen To-Do-Liste zu arbeiten, empfehle ich Dir eine Prioritätenliste. Das kann so einfach sein wie die drei wichtigsten Punkte der Aufgabenliste mit einem Sternchen zu markieren.

Und dann kommt das Wichtigste zuerst. Wenn Du Zeit hast für Aufgaben von Deiner Liste, dann arbeite zuerst an einer Deiner Prioritäten. Solange diese Aufgaben nicht erledigt sind, bleiben die kleinen Aufgaben weitgehend unberührt.

Der Vorteil ist: Egal, was der Tag oder die Woche noch bringt – kranke Kinder, unvorhergesehene Termine oder großes Chaos – Du hast eine Priorität bereits erledigt. Das gute Gefühl dabei alleine reduziert den Stress im Alltag.

Tipp #3 für Einsteiger und Fortgeschrittene

Einsteiger: Suche Dir aus einer langen To-Do-Liste eine wichtige Aufgabe heraus, die Du schon lange vor Dir herschiebst. Erledige die als allererstes und genieße dann das gute Gefühl einer Errungenschaft.

Fortgeschrittene erstellen nur noch Prioritätenlisten und sammeln alle Aufgaben unsortiert auf einer laufenden Liste. Diese Liste dient dann lediglich als Futter für die neuen Prioritäten.

Tipp: Wenn diese wichtige, oft aufgeschobene Sache überwältigend und unmöglich erscheint, dann nutze direkt #4 – die Kraft der kleinen Schritte.

#4 Mehr Produktivität durch kleine Schritte

Ich hatte ein wichtiges Projekt auf meiner To-Do-Liste stehen und habe es für mehr als ein Jahr erfolgreich vor mir her geschoben. Es schien einfach zu groß und kompliziert. Deshalb ging meine Zeit immer erstmal an andere, überschaubare Aufgaben.

Den Durchbruch erlebte ich mit dem Prinzip der kleinen Schritte und dabei habe ich mich selbst überrascht:

Schreibe detailliert auf, welche kleinen Einzelschritte zum Abhaken dieser Aufgabe führen.

Produktiver durch eine Einzelschritt-Liste

Sei damit so grob oder genau, wie Du möchtest. Aber brich es herunter in seine Einzelteile. Wenn Du zum Beispiel „Steuererklärung“ auf Deiner Aufgabenliste stehen hast, dann könnten die Einzelschritte so aussehen:

  1. Lohnabrechnung besorgen
  2. Email an Firma X mit Bitte um Nachweis Y
  3. Nachweise zusammensuchen
  4. Elster-Programm öffnen
  5. Vorhandene Daten eingeben
  6. Fragen und Unklarheiten notieren
  7. Z anrufen und Fragen 1-3 stellen
  8. Fragen 4-6 im Internet recherchieren
  9. Steuererklärung online abschicken
  10. Nachweise verpacken & abschicken

Mit so einer Einzelschritt-Liste erscheint das Monster Steuererklärung plötzlich bezähmbar. Jedes Mal, wenn Du einen Punkt erledigt hast, fühlst Du Dich gut und bist gleichzeitig dem großen Haken einen weiteren Schritt näher.

Tipp #4 für Einsteiger und Fortgeschrittene

Suche Dir als Einsteiger etwas aus, das Du schon lange erledigt haben möchtest und zerlege es in seine Einzelschritte. Setze den ersten Schritt auf die Prioritätenliste und beobachte, wie viel leichter sich viele kleine Ziele erreichen lassen.

Fortgeschrittene brechen nach dem gleichen Prinzip auch unerreichbar scheinende Lebensziele herunter – Weltreisen, Karrierewechsel, komplizierte neue Hobbys,…

#5 Zeitblöcke für mehr Produktivität

Termine tragen die meisten von uns in den Kalender ein. Doch Aufgaben jonglieren wohl die meisten von uns eher flexibel im Kopf. Dann taucht plötzlich ein Kollege auf oder ein Motivationstief greift und wir kommen zu nix.

Deshalb empfinde ich diesen Tipp als so durchschlagend:

Markiere Zeitblöcke, wann Du woran arbeitest und behandle diese ähnlich wie einen Termin.

Indem Du Dir von vornherein eine Stunde im Kalender markierst, wo Du an Projekt XY arbeiten wirst, erntest Du drei Vorteile:

  • Du hast klar vor Augen, was Du als nächstes tun musst statt lange zu überlegen, welcher Punkt jetzt abgearbeitet werden könnte
  • Ein „Hast Du kurz Zeit?“ lässt sich klar mit Nein beantworten, wenn Du diese Zeit für eine bestimmte Arbeit reserviert hast
  • Du bist schneller motiviert, diese Zeit auch diesem Projekt zu widmen, weil die Aufgabe klar umrissen ist statt Dich einer großen und langen To-Do-Liste gegenüber zu sehen

Tipp #5 für Einsteiger und Fortgeschrittene

Einsteiger: Markiere ein Zeitfenster im Kalender für morgen, wo Du an einem Punkt Deiner Prioritätenliste arbeiten wirst. Vielleicht nur am ersten kleinen Schritt einer großen Aufgabe. Starte mit einem kurzen Zeitblock wie 15 oder 30 Minuten.

Fortgeschrittene planen auf diese Weise ihre komplette Woche und weisen die wichtigsten Aufgaben den Vormittagsstunden zu.


Die Vorteile von Produktivität im Alltag

Wann immer ich nach diesen Tipps arbeite – sei es im Haushalt oder bei meiner Arbeit – entdecke ich diese Vorteile:

  • ich fühle mich weniger überfordert
  • wenn ich etwas Wichtiges geschafft habe, kann ich nicht erledigte Dinge leichter tolerieren
  • ich bin gelassener, weil ich weiß: das Wichtigste ist unter Kontrolle
  • Stress im Alltag hat weniger Chancen
  • ich bin motivierter und schaffe dadurch auch mehr

Wenn Du diese Vorteile auch ernten möchtest, dann starte gleich und versuche es mit diesen Tipps für mehr Produktivität und weniger Stress im Alltag.

Es lohnt sich.

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  1. Hallo Heidi, danke für diesen interessanten Beitrag!
    Ich bin auch ein Listenfreak. Ich habe eine Sammelliste, wo ich alles eintrage, was mir an Aufgaben/Erledigungen einfällt. Wöchentlich trage ich jene Aufgaben dann in eine neue Liste ein. Diese Liste ist in 3 Teile geteilt: Unbedingt erledigen, wäre wichtig, wenn Zeit ist. Hier schreibe ich mir alle Aufgaben aus meiner Sammelliste raus, die DIESE Woche erledigt werden sollen/müssen. Jeweils in die richtige Spalte. Während der Woche wird nur noch etwas Unvermeidbares/Aktuelles in die 1. Spalte eingetragen, in sonst keine. Neue Ideen/Aufgaben kommen auf die Sammelliste. Seit Jahren komme ich so sehr produktiv durch die Zeit. Übrigens steht in meiner 1. Spalte immer, mindestens 5 Stunden/Woche ICH-ZEIT. Ohne dieser ICH-ZEIT gibt es keine Prioritäten!

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